Metodología
- Visión Global
La
sincronización es todo, inclusive en la administración de
proyectos. La clave para el éxito de un proyecto son la
Definición, Apertura, Seguimiento, Ejecución y Conclusión
de manera correcta. Un proceso completo de gestión del ciclo
de vida de un proyecto es el nexo esencial de la trama que
mantiene todos los sub proyectos juntos, unidos.
Definición
La
etapa de Definición pronostica los requerimientos para llevar
adelante el proyecto. La Definición de Proyecto, define
el proyecto. Incluye el detalle del plan del proyecto, el
cronograma, la organización del proyecto y los recursos.
Identifica los riesgos del proyecto y las formas de mitigarlos
(reducirlos). También obtiene la aprobación para el proyecto
y la autorización para proceder con las actividades del
mismo.
La aprobación de la Definición de Proyecto, incluyendo el
presupuesto y el cronograma, sirve como un contrato entre
el líder del proyecto y el promotor del mismo. Este contrato
define el alcance del proyecto y que necesita, los beneficios
a obtener y los recursos requeridos. El propósito del contrato
es comprometer al administrador del proyecto , al equipo
del proyecto y al promotor con los términos de la Definición
del Proyecto.
Esto
incluye la comprensión de los potenciales riesgos y las
acciones necesarias para manejarlos.
Un concepto o una idea inicia la etapa de Definición del
proyecto. Este concepto puede ser el resultado de una definición
de proyecto concebida en una etapa anterior, o puede ser
el ímpetu de construir una solución o comenzar una nueva
secuencia de desarrollo.
Objetivos
Los
objetivos de la Definición de Proyecto son :
*
Determinar los objetivos y metas del proyecto.
*
Definir el alcance y enfoque del proyecto.
*
Definir los productos principales y resultados.
*
Entender los riesgos del proyecto, presunciones y limitaciones.
*
Producir un plan de proyecto realista.
* Obtener la aprobación para el plan de proyecto.
Flujo
del Proceso
El
siguiente diagrama ilustra la secuencia en la cual serán
conducidos los pasos de la eatapa Definición de Proyecto
en la Gestión de Proyecto.
Apertura
La
etapa de Apertura del Proyecto recolecta y desarrolla los
recursos del proyecto.
Esto
incluye los recursos humanos, las habilidades, oficinas,
equipamiento y asistencia para el proyecto.
La
Apertura del Proyecto inicia el proyecto, capacita a las
personas involucradas, establece un entorno (lugar) en el
cual se conduce el proyecto y crea las estructuras de mantenimiento
y sustento para el proyecto. La sustentación del Proyecto
incluye el compromiso económico y financiero, relaciones
públicas y el abastecimiento del proyecto y sus resultados
anticipados.
La
apertura del Proyecto requiere una definición de proyecto
aprobada como un prerrequisito. Una vez aprobada la definición,
cualquiera de los siguientes eventos puede accionar la etapa
de la apertura del Proyecto:
*
Una reunión de lanzamiento del proyecto u otras reuniones
*
Terminación de un punto importante de otro proyecto el cual
tiene una relación importante o de dependencia.
*
Una fecha determinada o predefinida.
Objetivos
Los
objetivos de la etapa de Apertura del Proyecto son :
*
Iniciar el proyecto
*
Asegurar la disponibilidad temporal de los recursos ( p.e.
personas, habilidades, oficinas, equipamiento, hardware,
software, etc.)
* Mantener apoyo para el proyecto a través de su ciclo de
vida.
*
Manejar las expectativas cuando un documento a entregar
ha alcanzado un estado significativo (terminado o no terminado
en la fecha prevista)
Flujo
del Proceso
El
siguiente diagrama ilustra la secuencia en la cual serán
conducidos los pasos en la apertura del Proyecto en la Gestión
del Proyecto. Los pasos que pueden ser conducidos en paralelo,
se encuentran en la misma línea horizontal.
Seguimiento
La
etapa de Seguimiento administra el desarrollo de los resultados
del proyecto. El seguimiento del Proyecto controla y revisa
el avance del proyecto contra el plan. Administra la interacción,
identifica cuando el proyecto tiene desvíos y toma acciones
correctivas, haciendo los cambios a la Definición de Proyecto
aprobada, de cuerdo a lo que se requiera.
El
objetivo de todo proyecto es que concluya exitosa y apropiadamente.
Si no es controlado, la naturaleza interactiva del trabajo
del proyecto, puede conducir hacia una falsa idea de progreso
incrementando el detalle a niveles innecesarios.
El control del Proyecto debe ser impuesto no para crear
burocracia, sino para asegurar que el proyecto se ejecute
y finalice de acuerdo a lo planeado y organizado.
Toda la responsabilidad por las actividades del día a día
recaen en el líder de proyecto. El líder de proyecto controla
el proyecto, supervisando las actividades, tomando decisiones,
asegurando que el proyecto está ejecutándose de acuerdo
a lo planeado y que está efectivamente progresando, tomando
acciones correctivas cuando sea necesario.
Si las acciones correctivas no están contempladas dentro
del alcance y de los términos de la Definición de Proyecto
existente, entonces el líder de proyecto negociará con el
promotor y otros involucrados la definición del proyecto
tanto como sea necesario.
El Seguimiento del Proyecto requiere la Definición de Proyecto
aprobada como un prerrequisito. Cualquier de los siguientes
eventos puede disparar una tareaa en la etapa de Seguimiento
del Proyecto:
* La reunión de lanzamiento del proyecto u otros informes
* La terminación de una tarea importante
* Finalización de un punto de control en otro proyecto con
el cual exista relación o dependencia.
* Reuniones de avance o informes de estado.
* La necesidad de evaluar el avance cuando un documento
a entregar ha alcanzado un estado significativo (terminado
o no terminado en la fecha prevista)
*
Coordinación de los objetos compartidos que deben ser reconciliados.
* Resolución conflictos y contención de recursos.
*
Cuando un cambio en la definición del proyecto ha sido propuesto.
Objetivos
Los
objetivos de la etapa de Seguimiento del Proyecto son:
"
Asegura que las actividades del proyecto están controladas
y los problemas y puntos de control son identificados y
resueltos rápidamente.
"
Asegurar que productos y resultados de alta calidad son
producidos a tiempo y dentro del presupuesto.
"
Asegurar que todas las actividades del proyecto son coordinadas
interna y externamente.
Flujo
del Proceso
El
siguiente diagrama ilustra los pasos que se seguirán en
la etapa del Seguimiento del proyecto en la Gestión del
Proyecto . Los pasos que pueden ser conducidos en paralelo
aparecen el la misma línea horizontal .
Ejecución
Ejecutar
significa llevar adelante todos aquellos puntos necesarios
para poner el sistema en operaciones en cada lugar que corresponda.
Hay un refrán que dice: "el trabajo no está terminado hasta
que no se hace el papeleo". En Tecnología de información,
el trabajo no está terminado hasta que el sistema esté configurado
y funcionando en el ambiente del usuario. Esta es, entonces,
la etapa Ejecución, y es esencial. Para los sistemas y aplicaciones
de hoy en día, debe prestarse particular atención a los
siguientes puntos:
* Establecer servicios de asistencia.
* Operar en diversas configuraciones del cliente.
*
Distribución y actualización del Software.
* Periodicidad de las actualizaciones.
*
Capacitación continua.
Las subetapas contenidas en esta etapa, dependen de cada
definición de proyecto. Cada subetapa debe darse por cumplida
a través de un Certificado de Avance firmado. El mismo constituye
una aprobación para ejecutar la siguiente subetapa dependiente.
Objetivos
Los
objetivos de la etapa de Ejecución son:
"
Hacer el nuevo sistema completamente operacional distribuyéndolo
a los usuarios en el ambiente de operaciones mientras que
reduce al mínimo la interrupción de las actividades normales.
"
Cargar la base de datos con la información necesaria para
la operación del sistema.
"
Definir las salvaguardas para la recuperación de datos en
caso de falla en el proceso de conversión o de falla del
nuevo sistema.
"
Entrenar a los usuarios del nuevo sistema en su operación.
"
Entrenar al personal de soporte del nuevo sistema en la
operación del sistema y en las actividades relacionadas
con la instalación , remoción, ajuste e interacción con
otros sistemas.
"
Traspasar la responsabilidad de mantenimiento del sistema
desde el equipo de implementación al equipo de soporte.
Flujo
del Proceso
El
siguiente diagrama ilustra la secuencia en la cual los pasos
en la etapa de Ejecución serán conducidos. Los pasos que
pueden ser efectuados en paralelo se encuentran en la misma
línea horizontal.
Conclusión
La
etapa de Conclusión lleva al proyecto a un final ordenado
y conserva su historia para beneficio de proyectos subsecuentes
. Las tareas de la etapa de Conclusión del proyecto archivan
materiales del mismo, informan sobre el funcionamiento del
proyecto, informa los resultados a los propietarios, si
corresponde, y libera los recursos para ser utilizados en
otro proyecto.
La
confección de un documento entregable o un resultado es
el prerrequisito de la Conclusión de Proyecto.
Cualquiera
de los siguientes puntos puede accionar una tarea en la
etapa de Conclusión del Proyecto:
"
Las tareas técnicas han sido completadas y los productos
y resultados del proyecto han sido generados.
"
El proyecto ha sido cancelado o pospuesto indefinidamente
, con o sin realización completa de productos o resultados.
"
La definición del proyecto no fue aprobada.
"
Los recursos del proyecto han sido consumidos.
Incluso si la definición de proyecto no está aprobada y
el proyecto es activado solamente en la etapa de Definición,
es útil recoletar y guardar la historia del proyecto. Esto
permitirá determinar los "por qué" del rechazo del proyecto,
y para recopilar las métricas del planeamiento.
Objetivos
Los
objetivos de la Conclusión del proyecto son:
*
Finalizar formalmente el proyecto en una manera controlada.
*
Conservar la historia del proyecto en la forma de métricas,
experiencias y lecciones aprendidas para futuros esfuerzos.
*
Obtener aceptación de los resultados del proyecto.
Flujo
del Proceso El siguiente diagrama ilustra la secuencia en
la cual los pasos la etapa de Conclusión del Proyecto de
la Gestión del Proyecto serán conducidos. Los pasos que
pueden ser llevados a cabo en paralelo aparecen en la misma
línea horizontal.
